Это
звучит так, как будто вы впутались в ка-
кую-то грязную историю, не так ли? Мо-
жет быть, более подходящей фразой была
бы такая: <У меня сейчас посетитель.
Могу я перезвонить вам примерно через
полчаса?>
<Подождите>. Чего собеседниу может
дождаться? Если это выражение входит
в ваш деловой словарь, то сейчас же от
него избавьтесь. Замените чем-то более
профессиональным. Например: <Пожа-
луйста, могу ли я вас попросить подож-
дать?>
107
ГЛАВА 7
<Всего>. Вместо этого примитивно звуча-
щего выражения скажите простое <до сви-
дания> или <до скорой встречи>. Поверь-
те мне, вас будут ценить больше.
Этикет автоответчика
Хотим мы того или нет, но автоматизация
вошла в нашу жизнь для того, чтобы остать-
ся в ней - и многим людям это не нравится.
И хотя практически автоответчики повсемес-
тно признаны, многие потенциальные клиен-
ты считают такой вид связи недружелюб-
ным. Вот несколько советов, которые помо-
гут облегчить бремя тех, кто звонит.
Перед записью своего сообщения прорепе-
тируйте его. Выражения, которые вы исполь-
зуете, интонация вашего голоса очень важны,
так как они отражают определенный имидж.
Помогите звонящим людям в записи их
сообщения. Попросите минимум информа-
ции: имя, номер телефона, сообщение. По не-
обходимости можно попросить назвать день и
время звонка.
Если вас нет на рабочем месте и вы не мо-
жете ответить на звонок, удостоверьтесь в
том, что программа вашего автоответчика
может переадресовывать поступающие теле-
фонные звонки прямо к вашему секретарю.
Этот человек должен объяснить, что вас нет
на месте, и предложить звонящему оставить
свое сообщение.
Если звонящий человек согласен оставить
сообщение, то секретарь должен спросить,
108
ТЕЛЕФОННЫЙ ЭТИКЕТ: НАСКОЛЬКО ВЫ ФОНОГЕНИЧНЫ?
хотел бы он или она оставить его в системе
вашей голосовой почты.
Обязательно используйте вашу систему ав-
тоответчика, чтобы она соответствовала свое-
му предназначению, а не служила средством
для отсева звонков.
Когда вы звоните сами
Когда вы звоните сами по телефону, за-
помните следующие советы:
Прежде чем набрать номер телефона,
сформулируйте в нескольких предложениях
причину звонка. Тогда, если вас соединят с
системой голосовой связи, вы сможете оста-
вить немногословное сообщение.
Говорите медленно. Поймите, что изложе-
ние сообщения на бумаге требует болыпе вре-
мени, чем произнесение его вслух.
Оставьте номер своего телефона. Это сэко-
номит время человека, которому вы звоните,
и не заставит его искать номер вашего теле-
фона. Эта любезность особенно ценна тогда,
когда человек, которому вы звоните, перезва-
нивает вам не из своего офиса и не имеет под
рукой номер вашего телефона.
Вносите изменения
в запись автоответчика
Думали ли вы когда-нибудь о вашем авто-
ответчике как о вашем личном секретаре?
Именно для этого они предназначены. Чтобы
109
ГЛАВА 7
полностью использовать преимущества вашей
системы, надо считать ее посредником между
вами и звонящими вам людьми.
Чтобы ваш механический секретарь всегда
был <на уровне>, регулярно вносите измене-
ния и дополнения. Для некоторых это озна-
чает - ежедневно, для других - раз в неде-
лю. Объясняйте звонящим людям, когда они
могут ожидать звонка от вас. Они не только
оценят эту любезность, но и будут более
склонны оставлять свои сообщения вместо
того, чтобы просто вешать трубку.
Искусство разговора
по мобильному телефону
Это изобретение конца XX века принесло с
собой и свой собственный этикет.
Если вам звонят по мобильному телефону,
прежде всего назовите себя.
Если у вас в машине находятся пассажи-
ры, то используйте телефон умеренно, а то и
совсем не разговаривайте по нему.
Если вы звоните кому-либо по его мобиль-
ному телефону, то назовите себя и спросите,
удобно ли ему разговаривать с вами в настоя-
щий момент.
Запомните, что когда используется мобиль-
ный телефон, идет время. Поэтому обсуждай-
те только неотложные вопросы. Остальное ос-
тавьте для звонков из офиса.
По возможности не заставляйте людей,
пользующихся автотелефоном, ждать у теле-
фона.
110
ТЕЛЕФОННЫЙ ЭТИКЕТ: НАСКОЛЬКО ВЫ ФОНОГЕНИЧНЫ?
Говорящий телефон
и здравый смысл
Еще одно удобное изобретение конца
XX века - говорящий телефон - может
стать другом или врагом. Большинство лю-
дей совершенно не воспринимают, когда их
голос звучит по говорящему телефону. Мо-
жет быть, они, как им кажется, не получают
индивидуального внимания со стороны чело-
века, находящегося на другом конце провода.
Их может также заинтересовать, кто еще
слушает телефонный разговор.
Говорящие телефоны эффективны в зави-
симости от того, как ими пользуются. При
разговоре по говорящему телефону выж-
но - это правило этикета - попросить раз-
решение у говорящего с вами человека пере-
ключить разговор на говорящий телефон.
При этом подчеркните, что ваша просьба
пойдет на пользу человеку, находящемуся
на другом конце провода. Например:
<Джон, Джордж Смит находится в моем
офисе. Я думаю, что ему также будет поле-
зен наш с вами разговор. Не будете ли вы
против, если я переведу разговор на говоря-
щий телефон?>
Проявляя такую любезность, вы, вероят-
но, обнаружите, что человек на другом конце
провода польщен этим.
Может быть, если бы все больше людей
спрашивали бы подобное разрешение, а не
автоматически переключали связь на говоря-
щий телефон, то это изобретение получило
бы более широкое признание.
111
ГЛАВА 7
Когда вас не спрашивают
Что вы должны делать в том случае, если
вас, не спрашивая об этом, переключили на
громкую связь, а вам не нравится говорить
на весь офис?
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47