Если служащий получает 35 тысяч дол-
ларов в год, то это означает, что одна записка
компании может стоить 15 долларов 75 цен-
133
ГЛАВА 8
тов. Для быстрой подготовки эффективных,
профессиональных записок изучите следую-
щие предложения.
Уделяйте своим запискам такое же внима-
ние, какое вы уделяете корреспонденции,
рассылаемой вашим клиентам и заказчикам,
т. е. проверяйте и еще раз проверяйте.
Сделайте ваши записки эффективным инст-
рументом. Если, например, вы просите дать
короткий ответ на вашу записку, обозначьте
для него место прямо на ней. Тогда вы сэко-
номите время получателя записки, которому
не нужно будет сочинять новый документ, у
вас же появляется возможность получить от
исполнителя более быстрый ответ.
Если вы рассылаете записки людям одного
профессионального уровня, перечислите их
фамилии в алфавитном порядке.
Если вы рассылаете записки людям раз-
личного профессионального уровня, перечис-
лите их по рангу.
Не допускайте небрежной
корреспонденции
Если вы сами стали одинаково ответственно
относиться к запискам и другой корреспон-
денции, но, к сожалению, не можете этого
сказать о некоторых своих коллегах, что де-
лать? Вы можете использовать тактический
прием, чтобы показать штатному сотруднику,
что он небрежно составил внутренний доку-
мент. Обведите кружочком ошибку (ошибки)
и верните бумагу человеку, который написал
134
ДЕЛОВОЙ ЭТИКЕТ В ПЕРЕПИСКЕ
ее, с припиской: <К Вашему сведению>. Если
ошибки и небрежности упорно будут повто-
ряться, может быть, к этому следует привлечь
внимание начальника этого человека. А на-
чальник в свою очередь может предложить
этому служащему позаниматься на курсах де-
лового письма.
Для того чтобы помочь вашим сотрудникам
стабильно посылать высококачественную кор-
респонденцию, вы можете подготовить комп-
лект писем-образцов и предложить сотрудни-
кам пользоваться ими. Вы можете также ввес-
ти правило, по которому любая корреспонден-
ция, выходящая из стен компании, должна
быть проверена двумя сотрудниками. В этом
случае количество опечаток и грамматических
ошибок будет сведено к минимуму.
Когда следует использовать
конверты с обратным адресом
\
.
Как требует этикет - всда, когда вы по-
сылаете кому-то письмо и просите прислать
вам письменный ответ, обязательно вложите
для этого в ваше письмо конверт с маркой
или специальный конверт бизнес-типа. Такая
предусмотрительность свидетельствует о вы-
соком классе.
Как готовить коммерческие
предложения
Каждый хочет готовить такие коммерчес-
кие предложения, которые выделяются среди
135
ГЛАВА 8
других, т. е. в убедительной манере. Конеч-
но, решающим в такой предложении будет
его содержание, но и форма и манера изло-
жения материала не безразличны для потен-
циальных заказчиков и клиентов. Вот пять
способов, которые помогут придать вес ва-
шим коммерческим предложениям.
Тщательно готовьте материал. Шлифуйте
ваше коммерческое предложение так, чтобы
оно соответствовало специфическим интересам
и нуждам вашего заказчика или клиента. Та-
кая направленность вашего документа позво-
лит добиться определенного преимущества. Бу-
дет совершенно ясно, что вы считаете свое
предложение достаточно важным, так как под-
готовили его с особой тщательностью. Во мно-
гих случаях на заказчика и клиента произве-
дут впечатление ваша инициатива и дополни-
тельные усилия, которые вы приложили.
Подготовьте профессиональное и вежливое
сопроводительное письмо. Запомните, что
люди покупают в первую очередь у людей, а
потом уже у фирмы.
Если вы получили телефонный звонок от
вашего потенциального заказчика или клиен-
та, то обязательно выполните его просьбу как
можно быстрее.
Как только вы узнаете о принятом реше-
нии, пошлите письмо с выражением благо-
дарности. Если ваша фирма выиграла - вы-
разите признательность. Но даже если ваша
фирма не победила, все равно письменно по-
благодарите за то, что ваша заявка была рас-
смотрена. Это письмо продемонстрирует ваше
136
ДЕЛОВОЙ ЭТИКЕТ В ПЕРЕПИСКЕ
внимание к деталям и высокий класс рабо-
ты, которые вы проявите в следующий раз
(или могли бы проявить). Запомните, у вас
всегда есть <следующий раз>.
Вопросы, которые часто задают
о деловой переписке
ВОПРОС: Как поступать с копиями деловых
писем и записок?
ОТВЕТ: Вот несколько рекомендаций:
Копия корреспонденции должна быть на-
правлена людям, которые имеют к ней
прямое отношение или отвечают за ее со-
держание.
Не следует направлять <слепые копии>
(без указания фамилии). Несмотря на то
что они преследуют те же цели, что и с
резолюцией <для Вашего сведения>, но
могут создать впечатление, что вы что-то
делаете за спиной других.
Фамилии указывайте в соответствии с
рангом - по старшинству. Если же люди
одного профессионального уровня, то в
алфавитном порядке.
ВОПРОС: Когда письмо адресуется офици-
альному лицу и его (ее) супруге (супру-
гу), что следует написать на конверте?
ОТВЕТ: Если официальное лицо - мужчи-
на, то должно быть написано так: <Судье
и миссис Уолтер Хьюбер>. Если же -
женщина, то: <Судье Эн Смит и м-ру Уол-
теру Смиту>.
137
ГЛАВА 8
ВОПРОС: Мой сослуживец и я дружески
спорим о том, как должно быть вложено
в конверт сложенное в несколько раз де-
ловое письмо. Где должен находиться
край письма - в нижней части конверта
или в верхней?
ОТВЕТ: Край письма должен находиться
JBBepxy. Это делается для того, чтобы при
вскрытии конверта ножичком уменьшить
вероятность повреждения корреспонден-
ции.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47