Например, список текущих проектов можно держать в ежедневнике, можно — на странице «to-do» в наладоннике или в файле под названием «Список проектов». Откладывание напоминаний («В марте я позвоню моему агенту, чтобы назначить встречу») может храниться в файле отложенных дел или в ежедневнике.
Проекты
Я определяю проект как некий желаемый результат, для достижения которого необходимо проделать более одного шага. Это значит, что некоторые небольшие дела, которые вы не привыкли считать отдельными проектами, все-таки попадут в ваш список проектов. За один шаг нельзя выполнить дело целиком и необходимо поставить напоминание, что дело ещё не завершено — вот причина, по которой я дал такое определение. Если же у вас нет хранилища информации, по которому вы могли бы просматривать напоминания, это дело автоматически займет прочную позицию в вашей памяти. Можно также рассматривать его и как «дыру».
Частичный «список проектов»
Найти нового менеджера по персоналу в штат совместного предприятия по видеопроекту. Отпуск в августе Сделать новый обучающий диск Уволить внештатных сотрудников Составить расписание семинаров на следующий год Опубликовать книгу Сформулировать основную идею выступления Завершить апгрейд Переписать завещание Научиться пользоваться видеоконференциями Закончить распределению бюджета Завершить новую линию продуктов Согласовать условия трудоустройства Наладить новый контакт Поставить фонари в саду за домом Установить формальные отношения с Югом Сделать копии со статьи из журнала Fortune Найти публициста Закончить высаживать растения в саду Купить новое кресло в гостиную
Не надо распределять проекты в каком то особенном порядке, по размеру или по приоритетам. Они все просто должны быть на одном листе, чтобы вы регулярно смогли их просматривать и проверять, правильные ли были приятны решения по поводу каждого конкретного последовательного действия.
Вы не выполняете проект. Вы выполняете только конкретные действия, к нему относящиеся. Когда уже было предпринято достаточное количество верных действий, когда результирующая ситуация уже достаточно приблизилась к той, которую вы изначально представляли, вот тогда вы сможете сказать, что дело сделано. Список проектов — это набор установок, которые мы сами себе задаем, чтобы не позволять нашим решениям отклоняться от выбранного курса.
Сопутствующие материалы.
Для многих проектов вы будете собирать важную информацию, которую впоследствии захотите организовать по теме или по имени проекта. Все детали, планы, и сопутствующая информация, которая может пригодиться вам во время работы над разными проектами должна содержаться в специальных папках, файлах, блокнотах или подшивках.
Сопутствующие материалы и справочная информация . Как только вы организуете сопутствующие материалы по теме, вы заметите, что ту же систему удобно использовать и для справочной информации. Единственное отличие заключается в том, что в случае активных проектов, справочная информация требует более тщательного изучения.
Как правило, я рекомендую хранить справочную информацию отдельно. Если у вас есть добротная справочная система под рукой, вы увидите, что это самый простой способ организации материалов подобного рода. Конечно, временами было бы удобнее, чтобы материалы были на виду и постоянно доступны, особенно если вы работаете над срочным проектом и справки могут быть нужны вам по нескольку раз на дню. Хранение в папках, разложенных по лоткам — самый подходящий способ для такого вида текущей работы.
Категории следующих конкретных действий
Как показывает диаграмма рабочего процесса, принятие решения о следующем действии критично. Эти решения должны стать своего рода «затычками» для всех без исключения «дыр».
Все двухминутные дела и те дела, с которыми вы уже расправились, организации, конечно же, не подлежат. А вот что действительно нужно организовать: события, которые намечены на определенное время в определенный день (отметьте их в ежедневнике); дела, которые должны быть выполнены прямо сейчас (их занесите в «Список следующих конкретных действий») и все то, что вы делегировали и теперь ожидаете результатов (их занесите в «Лист ожиданий»).
Ежедневник
Напоминания о делах делятся на две категории: те, что намечены на установленное время и те, что должны быть сделаны чем скорее, тем лучше. Первому типу напоминаний место в ежедневнике.
В вашем ежедневнике должны быть отмечены три вещи:
* Дела, привязанные к конкретному времени;
* Дела, привязанные к конкретному дню;
* Информация, привязанная к конкретному дню.
Дела, привязанные к конкретному времени. Это встречи. Очень часто ближайшим событием в проекте является посещение встречи, на которой этот проект будет обсуждаться. Очень важно просто записать это в ежедневник.
Дела, привязанные к конкретному дню. Это вещи, которые вы должны сделать в течение определенного дня, но не обязательно в определенное время. Возможно, вы пообещали Миоко позвонить ей в пятницу, чтобы проверить, что доклад, который вы отправили ей, в порядке. Она не получит его до четверга, а в субботу она уезжает, так что пятница — самый удобный для этого дела день – в пятницу в любое время. Удобно пользоваться ежедневником, в котором можно отмечать как привязанные ко времени дела, так и дела, привязанные ко дню.
Информация, привязанная к конкретному дню. Ежедневник также служит хранилищем напоминаний — вы можете быть уверенным, что они появятся в нужный день — пусть не обязательно это будут дела, которые вы должны сделать, но информация, которая может оказаться полезной именно в этот день.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 75 76 77 78 79