Ваши списки (которые, как я обозначил, могут также находиться в папках) будут содержать проекты и «Когда-нибудь/Возможно», так же как и «Следующие действия». Папки (цифровые или бумажные) понадобятся для хранения вашей справочной и сопутствующей информации по текущим проектам.

Я не дал бы и фиги за простоту на этой стороне сложности, но я отдал бы свою жизнь за простоту на другой стороне сложности.
Оливер Вендел Холмс

Многие составляют списки годами, но не находят верного пути. Бытует сильный скептицизм вокруг простых систем, одну из которых рекомендую я. Но большинство составителей списков не включают в них необходимых пунктов, или оставляют их незавершенными, что не добавляет спискам функциональности. Как только вы поймете, что заносить в списки, все станет гораздо проще; затем вам понадобится лишь способ управления ими.
Как я говорил, вам не нужно беспокоиться о расстановке приоритетов в списках, затем переставляя или переписывая их по мере изменения. Подобные попытки привели к большой неудовлетворенности многих людей, занимающихся организацией. Вы сможете расставлять приоритеты интуитивно, глядя на весь список, а не передвигать постоянно изменяющийся порядок пунктов. Список – это только способ хранения всего необходимого и возможность просмотреть это в любой момент.
Когда я говорю про «списки», я не имею в виду ничего более, чем группировку пунктов со схожими характеристиками. Список может выглядеть одним из трех способов: (1) папка с отдельными бумажными файлами для пунктов внутри категории; (2) фактический список на озаглавленном листе бумаги (часто в органайзере или ежедневнике с системой смены листов); или (3) список в компьютерной программе или на цифровом носителе, таком как Microsoft Outlook в категории задач или категория в КПК

Организация напоминаний о действиях

Если вы опустошили «корзинку», у вас, несомненно, появилось множество «Отложенных» напоминаний для себя, представляющих собой более чем двухминутные действия, которые не могут быть перепоручены кому-либо еще. Возможно, у вас будет от двадцати до шестидесяти или семидесяти и более подобных напоминаний. Вы также накопите напоминания о том, что вы перепоручили другим людям, и возможно что-то, что нужно будет поместить в ваш календарь или в папку «Когда-нибудь/Возможно».
Вы захотите рассортировать все это по группам, которые для себя создали, чтобы просмотреть и выполнить их, когда у вас будет время. Также вы захотите физически организовать эти группы наиболее подходящим способом, независимо от того, в папках они или в списках, на бумаге или на цифровых носителях.
Действия, которые заносятся в Календарь
В целях организации существует два основных вида действий: те, которые должны быть сделаны в конкретный день и/или время, и те, которые должны быть сделаны, как только у вас появится свободное время, среди других запланированных действий. Календарные действия могут быть отнесены как к конкретному времени (например, «4:00-5:00 встретиться с Джимом»), так и к конкретному дню («Позвонить Рашель во вторник, чтобы узнать, получила ли она предложение»).
В процессе обработки входящих вы, возможно, столкнулись с вещами, которые записали в Календарь, как только они появились. Например, вы решили, что следующим шагом в прохождении медицинского обследования, станет звонок и договор о встрече (если на это действие понадобится две минуты или меньше), что вы и сделали. Записать эту встречу в Календарь, если вы договорились, будет вполне логично.
Календарь должен показывать только «основной ландшафт», вокруг которого вы делаете остальные ваши действия.
Однако, что многие люди хотят делать, основываясь на старых привычках писать дневные to-do, так это заносить в календарь то, что они, что хотели бы сделать в следующий понедельник, но это может не получиться, тогда придется переносить это дело на последующие дни. Сопротивляйтесь этому порыву . Вы должны доверять своему Календарю, как священной территории, отражающей четкие границы ваших дневных дел, которые можно просмотреть в спешке. Гораздо лучше, если в нем будет только то, что вам обязательно нужно сделать в этот день. Когда Календарь будет выполнять свою непосредственную роль в организации, большинство действий, которые вам нужно сделать, окажутся в категории «как только возможно, после всего того, что я должен сделать».
Организация действий «Как только возможно» в контексте
За много лет я открыл лучший способ для напоминания о действиях типа «как только я смогу» исходя из контекста необходимого для действия – это может быть инструмент, место или человек, который это выполнит. Например, если для действия необходим компьютер, то нужно его занести в список «За Компьютером». Если для действия необходимо, чтобы вы ехали куда-то на машине (например, остановиться около банка или зайти в магазин скобяных товаров), наиболее подходящим будет список «По пути». Если следующим шагом будет разговор о чем-то один на один с вашим партнером Эмили, поместите его в папку «Эмили» или в наиболее подходящий список.
Насколько дискретными эти категории должны быть зависит от того, (1) за сколькими действиями вы должны следить; и (2) как часто вы меняете контекст, в котором их делать.
Если вы тот редкий человек, у которого только двадцать пять следующих действий, вам может хватить и одного списка «Следующие Действия». Он может включать такие разнообразные заметки как «Купить гвозди» и «Поговорить с боссом об изменении персонала» и «Наметки идей для встречи вне работы». Однако если у вас пятьдесят или сто следующих действий, которые будут записаны в одном большом списке, вам будет очень сложно увидеть то, что вам нужно увидеть;
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 75 76 77 78 79