д.
Вывод о том, что именно содержится в письме, – предложение, заявление или жалоба, делается, конечно, не по заголовку, проставленному неискушенным в специальной терминологии автором, а в результате внимательного ознакомления с содержанием письма специально подготовленным работником. От этого зависят и методика, и сроки рассмотрения, и структура ответного текста.
С точки зрения составления текста наибольшую трудность представляет ответ на жалобу гражданина. Дело в том, что повод для написания жалобы может быть самым непредсказуемым, но во всех случаях ответ должен быть объективным и по существу.
Текст ответного документа состоит из трех логических элементов: ссылка на содержание письма заявителя; ход рассмотрения вопросов; результат рассмотрения. Начинать текст рекомендуется с соответствующей по этикету формы обращения, а заканчивать (в случаях определенной степени вины администрации в причинении материального или морального ущерба гражданину) – принесением извинений.
Например, в администрацию некоего сельского поселка пришло письмо от Николая Ивановича Пенькова следующего содержания:
«Прошу разобраться в хулиганском поступке моего соседа Б.М. Маркова и строго наказать его. У меня пропали гуси – 20 штук, а он написал письмо на радиостанцию, чтобы исполнили для меня якобы любимую мою песню: «Ой, вы, гуси, до свидания…» После этого все стали надо мной смеяться».
Несмотря на анекдотичность ситуации, работник органа местной власти обязан объективно разобраться в ней и спрогнозировать возможные социальные последствия поступка. Скорее всего, Пеньков станет объектом постоянных и не всегда доброжелательных шуток односельчан. Один из вариантов ответного письма может быть таким:
Уважаемый Николай Иванович!
На заседании администрации от 13.10.05 рассмотрен факт некорректного поведения Б.М. Маркова по отношению к Вам. Ему предложено публично извиниться перед Вами. Он согласился сделать это по местному радио 20 октября в 18 ч.
Работники радиостанции также приносят Вам свои извинения за то, что оказались невольными участниками этого неуместного розыгрыша.
Факсимильные сообщения и электронная почта. До появления электронной почты факсимильные сообщения были по существу единственным способом быстрой передачи деловой информации. Немало сделок, требующих срочности и конфиденциальности, между территориально удаленными партнерами до сих пор совершаются по факсу.
Следует подчеркнуть, что ни о какой методике подготовки текста в этом случае речь не идет, поскольку по факсу передаются уже составленные документы. Однако существуют определенные требования к начальной странице сообщения, передаваемого по факсу: на ней указываются дата, время передачи, имя отправителя и название фирмы, имя получателя и номер факса; рекомендуется также указать количество страниц в сообщении, иначе получатель не будет знать, каков полный объем сообщения.
Электронная почта – сочетает скорость и дешевизну телефонных разговоров с графическими возможностями факса.
Сообщение по электронной почте состоит из двух частей: текста, который отправитель пишет на экране, и вводной информации, которая выводится программой электронной почты во время отправки и получения письма. Требования к тексту – максимальная ясность, простота и краткость.
«Проще всего выражать свои мысли в усложненной форме, и ничего нет более сложного, чем изъясняться ясно и просто, – считает специалист по электронной коммуникации Линн Бриттни. – С этим сталкиваются многие из нас, и это далеко не современная проблема. Поэт и писатель Гораций (65—8 гг. до н. э.) так выразил знакомые нам чувства: «Когда я стараюсь быть кратким, я становлюсь непонятным». Постоянным подтверждением этих слов являются выступления наших современников – судей, политиков, ученых, использующих в письменных сообщениях язык, который можно назвать квазиюридическим и который может привести в смущение и даже испугать собеседника»[24].
Вместе с тем электронная почта имеет недостатки: нет гарантии сроков получения почты, электронные письма иногда теряются, искажаются либо поступают по другому адресу, но главное – не обеспечена конфиденциальность почтовых отправлений.
Договор. Это документ, юридически оформляющий взаимные обязательства равноправных партнеров. Существует немало разновидностей договоров: поставки, купли-продажи, аренды, обслуживания и т. д. При приеме на работу с сотрудниками также заключают договор, который обычно именуют контрактом.
Какие бы взаимоотношения ни оформлялись в виде договора, есть элементы текста, которые обязательны для каждого договора. Эти элементы можно записывать по-разному, располагать в разной последовательности, выносить иногда в приложение, являющееся неотъемлемой частью договора, но без них документ будет неполным. Имеются в виду следующие элементы текста.
1. Обозначение сторон, вступающих в договорные отношения. Здесь принято указывать название организаций и фамилии должностных (либо частных) лиц, подписывающих договор, основания, на которых они действуют, и условные обозначения, которые будут заменять их в тексте документа.
При этом следует учитывать, что должностное лицо, подписавшее договор, должно быть полномочно это делать. Основанием, как правило, служит устав организации, предусматривающий осуществление деятельности, записанной в договоре. Если подобная деятельность должна осуществляться при наличии лицензии, то должны быть указаны номер лицензии и дата ее выдачи.
Условные обозначения сторон, вступивших в договорные отношения, необходимы для того, чтобы в дальнейшем в тексте не повторять их названия полностью.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 75 76 77 78 79 80 81 82 83 84 85 86 87 88 89 90 91 92 93 94 95 96 97