Экспертные комиссии руководствуются действующими правилами, инструкциями, перечнями и номенклатурами дел.
Экспертная комиссия предприятия, структурного подразделения выполняет следующие функции:
* рассматривает проекты номенклатур дел предприятия (организации) и структурных подразделений;
» организует ежегодный отбор документов на хранение и уничтожение;
» рассматривает описи на дела постоянного хранения, подлежащие передаче в государственный архив, и описи на дела по личному составу постоянного и временного хранения (более 10 лет);
* рассматривает акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению;
* рассматривает предложения об изменении сроков хранения отдельных категорий документов;
* участвует в подготовке и рассмотрении проектов перечней документов, типовых и примерных номенклатурных дел;
214
__________________ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА КАДРОВЫХ СЛУЖБ
* осуществляет контроль за деятельностью экспертных комиссий структурных
подразделений.
Члены экспертной комиссии проверяют правильность проведенного отбора документов на хранение и уничтожение путем просмотра описей, актов и других документов. Заседания экспертной комиссии оформляются протоколами, а отбор документов и дел к уничтожению — актом. Акты рассматриваются экспертными комиссиями предприятия (структурного подразделения), подписываются их председателем и членами, утверждаются руководством предприятия.
Документационное обеспечение управления кадрами
Документационное обеспечение управления —.это деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций. От правильной организации и наиболее полной механизации и автоматизации обработки документов зависит повышение эффективности всего процесса управления кадрами.
Основой деятельности кадровых служб являются учет, отчетность и ведение организационно-распорядительной документации, которая включает три основные группы документов:
* организационные (положения, инструкции, правила, уставы);
* распорядительные (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания, рекомендации);
* справочно-информационные (письма, отчеты, акты, протоколы, обзорные и докладные записки, перечни, справки, списки и др.).
Наиболее важные вопросы организации делопроизводства в кадровых службах предприятий и организаций определяются основными положениями единой государственной системы делопроизводства. В каждом отделе кадров формируется номенклатура дел, представляющая собой утвержденный в установленном порядке систематизированный список наименований дел, заводимых в делопроизводстве отдела с указанием сроков хранения. Номенклатуры дел составляются на основе примерных и типовых номенклатур, которые разрабатываются и утверждаются министерствами и ведомствами по согласованию с архивными учреждениями.
Примерная форма номенклатуры дел
УТВЕРЖДАЮ Директор
" " 199 г.
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ отдела кадров
(наименование предприятия, организации)
Номер и шифр дела Наименов ание дела Срок хранения Примечание
ПЛАВАЮ
До составления номенклатуры дел в отделе кадров проводится следующая работа:
• определяются документы для включения в номенклатуру, наименования дел (например, "Отчеты о работе с кадрами в 1999 году");
• устанавливается порядок расположения дел (классификационная схема номенклатуры — ее последовательность);
• определяются сроки хранения дел и система их индексации;
• оформляется, согласовывается и утверждается номенклатура дел отдела.
Первичными документами по учету кадров на предприятии (в организации) являются приказы (распоряжения) о приеме на работу, увольнении и переводе на другую работу, записки о предоставлении отпусков, на основании которых делают соответствующие записи в учетных документах (личных карточках, трудовых книжках и др.). Личные карточки заполняются отделом кадров на всех работников, принятых на постоянную, временную или сезонную работу, на основании опроса рабочего или служащего и соответствующих документов: паспорта, диплома, трудовой книжки, удостоверения и др. О всех последующих изменениях в трудовом пути работника в личных карточках делаются соответствующие отметки, после ознакомления с которыми он ставит свою подпись.
На специалистов с высшим образованием кроме личной карточки заполняется также учетная карточка. Заполненную учетную карточку подписывает поступающий на работу и заверяет начальник отдела кадров.
Личные карточки работников комплектуются по структурным подразделениям предприятия в алфавитном порядке. Они составляют картотеку личного состава организации. По данным личных карточек ведут учет численности, состава работников и его изменений в соответствии с типовой и отраслевыми инструкциями по статистике численности рабочих и служащих. На крупных предприятиях для облегчения работы с картотекой на каждого работника заводят вспомогательную алфавитную карточку. Картотека указанных карточек ведется по предприятию (организации) в целом, карточки в ней раскладываются в алфавитном порядке и содержат следующие сведения: фамилия, имя, отчество, цех, отдел; занимаемая должность; номер личного дела и табельный номер. Личные карточки работников после их увольнения хранятся в отделе кадров предприятия в течение двух лет, а затем в архиве предприятия еще 33 года.
На руководителей, специалистов, а также материально ответственных лиц кроме личных и учетных карточек в отделе кадров ведутся личные дела, которые представляют собой набор различных документов, характеризующих их биографические, деловые и личностные качества.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 75 76 77 78 79 80 81 82 83 84 85 86 87 88 89 90 91 92 93 94 95 96 97 98 99 100 101 102 103 104 105 106 107 108 109 110 111 112 113 114 115 116 117 118 119 120 121 122 123 124 125 126 127 128 129 130 131