ТОП авторов и книг ИСКАТЬ КНИГУ В БИБЛИОТЕКЕ
Документ необходимо составлять'на специальных бланках или стандартных листах бумаги. В случае исправления в документах делается специальная оговорка "исправленному на стр. ... верить", которая заверяется подписью и печатью. При перечеркивании необходимо стараться, чтобы был виден исправленный текст.
Текст документа рекомендуется разделять на две основные части: в первой указывается основание составления документа; во второй излагаются выводы, предложения, решения, распоряжения или просьбы. При подготовке текста документа рекомендуется соблюдать такие правила:
1. Документы, содержащие информацию по различным вопросам деятельности предприятия, организации (доклады, отчеты .и т. п.), делятся на разделы или главы.
208
__________________ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА КАДРОВЫХ СЛУЖБ
2. Каждый раздел должен иметь заголовок, отражающий его содержание.
3. Необходимо заменять сложные предложения простыми, применяя устойчивые словосочетания, а также использовать в основном прямой порядок слов.
4. В распорядительных документах нужно употреблять лишь глаголы в неопределенной форме (назначить, командировать, премировать, утвердить, обязать и т. п.).
Стиль и язык служебных документов должны отвечать следующим правилам:
* соблюдаться требования официально-делового стиля и норм современного языка;
* использоваться слова, закрепленные практикой документирования управленческой деятельности (на ваш номер, должным образом, указанные факты и др.);
* широко применяться термины юридического и бухгалтерского характера (исковое заявление, претензия, дебет, кредит и т. д.);
* необходимы унификация и стандартизация деловой речи в часто повторяющихся документах. Использование трафаретных текстов значительно ускоряет составление документов и повышает их грамотность.
Все документы должны удостоверяться. Основными способами удостоверения документов являются подписание, утверждение и проставление печати. Подпись — обязательный реквизит документа. Документ подписывается руководящим работником отдела или другим должностным лицом в соответствии с их компетенцией. В состав реквизита "подпись" входят наименование должности лица, подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка, например:
Начальник отдела кадров __________ И. В. Кольцов
(подпись)
Если документ написан не на бланке, то в состав наименования должности в реквизит "подпись" включается наименование предприятия (организации), например:
Начальник отдела кадров
Киевского завода "Электроприбор" __________ И. В. Кольцов
03.04.98 (подпись)
Две и более подписей проставляются в том случае, если за содержание документа несут ответственность несколько лиц (например, в финансовых документах, актах, характеристиках). В таком случае подписи располагают одна под другой (через 1,5-2 межстрочных интервала) в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
Директор института ___________ ____________ В. М. Мироковский
(подпись)
Главный бухгалтер ______________________ Л. А. Говорухин
(подпись)
ГЛАВА 10
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а распределение обязанностей в составе комиссии, например:
Председатель комиссии ________ ________ Е. М. Логунов
(подпись}
Члены комиссии: ________ _____________ Я. А. Антипов
(подпись)
______________________ И. П. Гурьянов (подпись)
————— С. К. Ершов
(подпись)
Подписи членов комиссии располагают в алфавитном порядке. В случае отсутствия должностного лица, подпись которого заготовлена на проекте документа, документ подписывает должностное лицо, исполняющее его обязанности, или заместитель. При этом обязательно указываются фактическая должность лица, подписывающего документ, его фамилия (исправления можно сделать чернилами или машинописным способом, например: "И. о.", "Зам."). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности. При подготовке документа его составитель должен заранее знать, кто его будет подписывать.
На документах, требующих особого удостоверения их подлинности, ставится печать. Оттиск печати проставляется так, чтобы он-захватил часть слов наименования должности лица, подписывающего документ. Печатью не удостоверяются служебные письма на бланках организаций, предприятий.
Отдельные виды документов после их подписания утверждаются. Это особый способ удостоверения документов, санкционирующих распространение их действия на определенный круг лиц. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения. Реквизит утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДАЮ", полного наименования должности лица, утверждающего документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ
Зам. директора по кадрам ПО "Точэлектроприбор"
____ И. В. Квят
20.03.99 (подпись)
Как правило, утверждают следующие виды документов: положения (об организациях, предприятиях, структурных подразделениях и др.); уставы предприятий и организаций, отчеты и балансы; штатные расписания, структуры; текущие и перспективные планы; акты контрольно-ревизионного характера; акты приема и передачи дел; отдельные разновидности протоколов и др. В утвержденные документы не допускается внесение каких-либо исправлений и добавлений без разрешения лица, утвердившего документ.
Важным моментом в работе с кадровыми документами является их согласование. Прежде чем утвердить или подписать документ, его необходимо согласовать, т.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 75 76 77 78 79 80 81 82 83 84 85 86 87 88 89 90 91 92 93 94 95 96 97 98 99 100 101 102 103 104 105 106 107 108 109 110 111 112 113 114 115 116 117 118 119 120 121 122 123 124 125 126 127 128 129 130 131
Текст документа рекомендуется разделять на две основные части: в первой указывается основание составления документа; во второй излагаются выводы, предложения, решения, распоряжения или просьбы. При подготовке текста документа рекомендуется соблюдать такие правила:
1. Документы, содержащие информацию по различным вопросам деятельности предприятия, организации (доклады, отчеты .и т. п.), делятся на разделы или главы.
208
__________________ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА КАДРОВЫХ СЛУЖБ
2. Каждый раздел должен иметь заголовок, отражающий его содержание.
3. Необходимо заменять сложные предложения простыми, применяя устойчивые словосочетания, а также использовать в основном прямой порядок слов.
4. В распорядительных документах нужно употреблять лишь глаголы в неопределенной форме (назначить, командировать, премировать, утвердить, обязать и т. п.).
Стиль и язык служебных документов должны отвечать следующим правилам:
* соблюдаться требования официально-делового стиля и норм современного языка;
* использоваться слова, закрепленные практикой документирования управленческой деятельности (на ваш номер, должным образом, указанные факты и др.);
* широко применяться термины юридического и бухгалтерского характера (исковое заявление, претензия, дебет, кредит и т. д.);
* необходимы унификация и стандартизация деловой речи в часто повторяющихся документах. Использование трафаретных текстов значительно ускоряет составление документов и повышает их грамотность.
Все документы должны удостоверяться. Основными способами удостоверения документов являются подписание, утверждение и проставление печати. Подпись — обязательный реквизит документа. Документ подписывается руководящим работником отдела или другим должностным лицом в соответствии с их компетенцией. В состав реквизита "подпись" входят наименование должности лица, подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка, например:
Начальник отдела кадров __________ И. В. Кольцов
(подпись)
Если документ написан не на бланке, то в состав наименования должности в реквизит "подпись" включается наименование предприятия (организации), например:
Начальник отдела кадров
Киевского завода "Электроприбор" __________ И. В. Кольцов
03.04.98 (подпись)
Две и более подписей проставляются в том случае, если за содержание документа несут ответственность несколько лиц (например, в финансовых документах, актах, характеристиках). В таком случае подписи располагают одна под другой (через 1,5-2 межстрочных интервала) в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
Директор института ___________ ____________ В. М. Мироковский
(подпись)
Главный бухгалтер ______________________ Л. А. Говорухин
(подпись)
ГЛАВА 10
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а распределение обязанностей в составе комиссии, например:
Председатель комиссии ________ ________ Е. М. Логунов
(подпись}
Члены комиссии: ________ _____________ Я. А. Антипов
(подпись)
______________________ И. П. Гурьянов (подпись)
————— С. К. Ершов
(подпись)
Подписи членов комиссии располагают в алфавитном порядке. В случае отсутствия должностного лица, подпись которого заготовлена на проекте документа, документ подписывает должностное лицо, исполняющее его обязанности, или заместитель. При этом обязательно указываются фактическая должность лица, подписывающего документ, его фамилия (исправления можно сделать чернилами или машинописным способом, например: "И. о.", "Зам."). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности. При подготовке документа его составитель должен заранее знать, кто его будет подписывать.
На документах, требующих особого удостоверения их подлинности, ставится печать. Оттиск печати проставляется так, чтобы он-захватил часть слов наименования должности лица, подписывающего документ. Печатью не удостоверяются служебные письма на бланках организаций, предприятий.
Отдельные виды документов после их подписания утверждаются. Это особый способ удостоверения документов, санкционирующих распространение их действия на определенный круг лиц. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения. Реквизит утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДАЮ", полного наименования должности лица, утверждающего документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ
Зам. директора по кадрам ПО "Точэлектроприбор"
____ И. В. Квят
20.03.99 (подпись)
Как правило, утверждают следующие виды документов: положения (об организациях, предприятиях, структурных подразделениях и др.); уставы предприятий и организаций, отчеты и балансы; штатные расписания, структуры; текущие и перспективные планы; акты контрольно-ревизионного характера; акты приема и передачи дел; отдельные разновидности протоколов и др. В утвержденные документы не допускается внесение каких-либо исправлений и добавлений без разрешения лица, утвердившего документ.
Важным моментом в работе с кадровыми документами является их согласование. Прежде чем утвердить или подписать документ, его необходимо согласовать, т.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 75 76 77 78 79 80 81 82 83 84 85 86 87 88 89 90 91 92 93 94 95 96 97 98 99 100 101 102 103 104 105 106 107 108 109 110 111 112 113 114 115 116 117 118 119 120 121 122 123 124 125 126 127 128 129 130 131