каждый раз, когда у вас будет время что-то еще сделать, вам нужно будет его тратить на непродуктивную пересортировку. Если вы будете на коротком перерыве во время конференции, во время которого вы могли бы сделать несколько звонков, вам нужно будет найти пункты, связанные со звонками, среди большого списка несвязанных пунктов. Когда вы захотите разобраться со всем остальным, вы, возможно, решите выбрать задания и составить новый список.
Другой фактор продуктивности, который поддерживает этот вид организации, – это увеличение вашей энергии, когда вы в определенном режиме. Если вы в «телефонном режиме», это помогает сделать много телефонных звонков – просто опустошить ваш список «Звонки». Когда вы в настроении работать за компьютером, полезно сделать так много on-line, как это возможно, не переключаясь на другой вид деятельности. Переключение с одного вида деятельности на другой занимает гораздо больше энергии, чем думает большинство людей. И очевидно, что когда нужный вам человек сидит напротив вас в вашем офисе, было бы мудро поговорить с ним обо всем, что вам нужно, сразу же, «не отходя от кассы».
Наиболее общие категории напоминаний о действиях
Возможно, вам пригодятся как минимум несколько заголовков из следующего списка:
* «Звонки»
* «За компьютером»
* «По пути»
* «В офисе» (разносторонние)
* «Дома»
* «Повестка дня» (для людей и встреч)
* «Читать / Просмотреть»
«Звонки» Это список всех телефонных звонков, которые вам нужно сделать; вы можете с ним работать всегда, когда у вас под рукой телефон. Чем мобильнее вы будете (особенно, если у вас есть сотовый телефон), тем полезнее для вас будет один список для всех ваших звонков: небольшие окна времени во время путешествий, на перерыве или в ожидании самолета предлагают отличную возможность работы с вашим списком. Дискретный список «Звонков» помогает легче сфокусироваться и интуитивно выбрать лучший звонок для данного момента.
Я полагаю, что вы найдете время выписать номера телефона для каждого пункта из вашего списка. Будет много ситуаций, когда вы, возможно, совершили бы звонок, если бы номер был указан рядом, но если вам пришлось бы его искать, то не стали бы звонить.
«За компьютером» Если вы работаете с компьютером – особенно если вы ходите с ноутбуком или у вас один компьютер на работе и один дома – было бы полезно сгруппировать те действия, которые вам нужно сделать, когда он включен. Это позволит вам видеть все, что вам нужно сделать посредством компьютера, напомнит обо всех электронных письмах, которые нужно отправить, документах, которые нужно создать или отредактировать, и так далее.
Так как я много летаю, я даже создал список «on-line», отдельно от списка «За компьютером». Когда я в самолете, я не могу подключиться к интернету или к моему серверу, что необходимо для многих действий. Поэтому вместо того, чтобы заново думать, что я могу, а что не могу сделать, когда я смотрю в список «За компьютером», я знаю, что ни одно действие из списка «за компьютером», не может быть сделано без подключения, что освобождает мой разум и сосредотачивает выбор, основанный на других критериях.
Думайте внимательно о том, где и как вы можете и не можете делать те или иные действия, и составляйте ваши списки в соответствии с этим.
Если у вас есть компьютер только на работе, вам, наверное, не понадобится отдельный список «За компьютером»; список «В Офисе» может включать эти действия, потому что офис – это единственное место, где вы сможете это сделать. (Аналогично, если у вас есть компьютер только дома, и это не ноутбук, вы можете включить действия за компьютером в ваш список «Дома».)
«По пути» Имеет смысл группировать в одном месте напоминания обо всем, что вам нужно сделать, когда вы едете или идёте куда-то. Когда вы знаете, что вам нужно сесть в машину и поехать куда-то, отлично было бы просмотреть этот список. Такие действия, как «Достать сертификаты из банковской ячейки», «забрать картины в багетной мастерской» и «купить петуньи в цветочном магазине» – все пойдут в этот список.
Этот список может быть не более чем наклейкой post-it где-то в вашем ежедневнике, или категорией «По пути» в секции «Сделать» в вашем КПК.
Часто важно иметь подсписки в категории «По пути». Например, как только вы поймете, что вам нужно что-то из магазина скобяных изделий, возможно, вы захотите создать список «Магазин Скобяных Изделий», и к нему прикрепить подсписок всех вещей, которые вам там нужны. Вы могли бы создать бумажную наклейку post-it «Магазин Скобяных Изделий» или, если вы используете цифровой список, вы могли бы прикрепить «заметку» к списку «Магазин Скобяных Товаров» и записать детали туда.

Мы должны стараться, чтобы достичь той простоты, которая лежит за мудростью.
Джон Гарднер

Так как я много нахожусь в главных районах города, у меня есть два списка «По пути» – «По пути-у дома» (где я живу) и «По пути-где угодно», для всего того, что я могу сделать, будь я даже в дороге. «Т-образные разветвители для шланга» будут записаны в «По пути-у дома», но «Купить носки к костюму» будут записаны в «По пути-где угодно.»
«В офисе» Если вы работаете в офисе, должны быть определенные вещи, которые вы можете сделать только там, и список этих дел будет полезно иметь перед глазами, когда вы там – хотя, конечно, если у вас есть телефон и компьютер в офисе, а также отдельные списки «Звонки» и «За компьютером», они так же будут там использоваться. Я бы вносил в список «В офисе» все то, что требует подключения к Интернету, например, напоминание загрузить большую программу из сети.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 75 76 77 78 79