Один экземпляр приказа вывешивается на стенде объявлений. В нижней части второго экземпляра документа или на обороте листа ответственные за его исполнение сотрудники пишут слово «ознакомлен», ставят подпись и дату ознакомления.
При необходимости подписанный приказ копируется секретарем и раздается исполнителям для работы.
В аналогичном порядке осуществляется работа с такими управленческими документами, как решения и распоряжения.
Приказ о внесении изменений в штатное расписание.
Изменения в структуру и штатную численность предприятия вносятся приказом директора.
Приказ должен иметь заголовок, содержать основание для внесения изменения и сами изменения.
Визирует приказ заместитель руководителя по работе с персоналом, подписывает руководитель.
После внесения изменений в структуру и штатную численность работник кадровой службы (исполнитель) делает отметку об исполнении с простановкой подписи и даты.
Наименование предприятия
ПРИКАЗ
Дата №____
О внесении изменений в штатное расписание
В связи с_______________________________
(основание)
ПРИКАЗЫВАЮ:
Внести в штатное расписание предприятия следующие изменения:
1.
2.
3.
Директор предприятия (подпись) И.О.Ф.
Визы
В дело №___________
Подпись исполнителя
Дата
Распоряжение.
Распоряжения издаются директором (зам. директора) по оперативным вопросам повседневной производственно-хозяйственной деятельности предприятия. Распоряжения оформляются на общем бланке предприятия и подписываются директором или его заместителями.
Текст распоряжения должен содержать:
– конкретное задание (работу);
– ответственного исполнителя;
– срок исполнения.
Данный документ оформляется аналогично приказу, меняется лишь реквизит «наименование вида документа», и в тексте вместо слова «ПРИКАЗЫВАЮ» употребляются слова «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ».
Наименование предприятия
РАСПОРЯЖЕНИЕ
Дата №___________
О проведении диспансеризации сотрудников
В связи с участившимися случаями заболеваний в осенне-зимний период работников предприятия и срывов производственных заданий
ПРЕДЛАГАЮ:
1. Пройти всем работникам предприятия диспансеризацию в поликлинике №___до____06.
2. Наиболее часто болеющим сотрудникам сделать прививки против вирусных заболеваний.
3. Контроль за выполнением распоряжения возложить на заместителя директора Ю.М. Левшина.
Директор предприятия (подпись) И.О.Ф.
Визы
В дело №
Подпись исполнителя Дата
Часто распоряжения отдаются сотрудникам в устной форме. Документирование распоряжений производителя, когда они имеют важное значение для деятельности предприятия или содержат правовые аспекты.
Решение.
Решение представляет собой документ коллегиального органа (совета директоров, собрания акционеров и т. п.), составляемый по производственным вопросам. Оформляются решения аналогично другим распорядительным документам, с использованием слов «РЕШИЛ» или «РЕШИЛИ». Подписывают решения председатель и все члены коллегиального органа или председатель и секретарь.
Наименование предприятия
РЕШЕНИЕ
Дата №___
Об участии в выставке «Корпоративные сети связи»
На основании координационного плана от_______Совет директоров ЗАО «________»
РЕШИЛ:
1. С целью привлечения новых потребителей_________________
2. __________________
3. __________________
4. __________________
5. __________________
Председатель Совета (подпись) И.О.Ф.
Члены совета (подпись) И.О.Ф.
(подпись) И.О.Ф.

Справочно-информационные документы

К этому разделу относятся документы, которые содержат факты, данные, характеристики и другие сведения, необходимые предприятию в его производственно-хозяйственной деятельности.
Письма оформляются на бланках для писем и содержат следующие реквизиты: адресат, заголовок к тексту, текст, отметку о наличии приложений (если они имеются), подпись руководителя, фамилию исполнителя, его телефон, адрес электронной почты. Текст письма может содержать самые различные сведения. При этом содержание письма должно быть лаконичным, убедительным и конкретным. Факты и события следует излагать объективно, а все иные обстоятельства сути дела необходимо освещать достаточно полно, кратко и ясно.
Начало письма может иметь следующие варианты обращения:
• Уважаемый Петр Иванович!
• Господин Гусев!
• Иван Федорович!
• Уважаемые господа!
• Уважаемый господин Гусев!
Название вида документа в письмах не указывается. Исключение составляет гарантийное письмо.
Письма составляются в двух экземплярах: первый экземпляр после регистрации в журнале исходящих документов отправляется адресату, а второй – хранится в деле.
Справка – информационный документ. Он составляется для отражения хода или состояния производственно-хозяйственной деятельности, подтверждение должности, стажа, зарплаты или каких-то конкретных действий сотрудников. Справки внутреннего назначения печатаются на стандартном листе бумаги и подписываются исполнителем. Справки, передаваемые во внешние организации, печатаются на бланках предприятия, подписываются его руководителем и главным бухгалтером и обязательно заверяются печатью.
Докладная записка – информационный документ, но сообщающий о факте отклонения в производственно-хозяйственной деятельности от установленных требований, о нарушении трудовой или технологической дисциплины и требующий в связи с этим определенных действий.
Служебная записка – документ, носит рекомендательный характер.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13