Згідно з цім до невербальних засобів ділового спілкування належить від 60%
до 80% усієї переданої інформації, а до частки невербальних засобів, тобто слів — тільки 20-40%.
Вербальні та невербальні засоби ділового спілкування знаходяться у тісному взаємозв'язку, у певному відношенні одне до одного, яке ще залежить від конкретної ситуації — надлишок жестикуляції може зменшити ефективність сприйняття інформації слухачами; але й недостача жестів, міміки теж може вести до зниження розуміння значення слів.
Останнім часом зростає інтерес до аналізу ролі та місця невербальних засобів передавання інформації, так званої «невербаліки», тому що вона є універсальною загально доступною й зрозумілою мовою; але вона викликає інтерес і як могутній доповнюючий слова засіб підвищення ефективності ділового спілкування у цілому.
Таким чином, навіть така коротка й загальна інформація про ділове спілкування дозволяє зробити висновок, що воно є дуже важливою складною та дуже широкою сферою як теорЦ так й практики менеджменту; воно займає значну частину робочого часу менджера. У цьому аспекті дуже важливе підкреслити питання про сутність ділового спілкування, якою є обмін інформацією. А тому цілком логічне у зв'язку з цим стає питання — що є інформація й, особливо, що розуміють під управлінською інформацією.
ТЕМА 2. УПРАВЛІНСЬКА ІНФОРМАЦІЯ
§ 1. Поняття «інформація»
Дуже часто під інформацією згадують будь-які дані про те чи інше явище, процес, предмет об'єктивної діяльності. Але це не зовсім прав-ільне, а точніше — зовсім невірне Інформацією можливо вважати тільки такі вихідні дані, які зв'язані між собою у певному контексті.
«Значна різниця між даними та інформацією виводиться з того, що дані — це сирі факти, які тільки тоді могуть ставати інформацією, коли вони оброблені до форми, яка придатна для контролю і прийняття рішень»12.
Отже, інформація — це результат важливої, кропіткої, рутинної та тяжкої праці. Вона передбачає значну підготовчу роботу по обробці'первісних даних.
Інформація — важливе поняття не тільки теорії та практики управління (менеджменту) — вона є необхідний елемент бізнесу, ринку, економіки у цілому. <<У бізнесі обмінюються інформацією для того, щоб передавати накази та розпорядження, щоб вони були
8
ефективно виконані; забезпечити звіт про хід справи; передавати інформацію від робітників до менеджерів; покращувати виконання робіт окремими співробітниками; сприяти професійному зростанню робітників; інформувати власників акцій про стан справ кампанії; навчати робітників; інформувати середню та нижню ланки менеджерів про рішення вищого рівня керівництва; інформувати вище керівництво про реакції підлеглих»13.
Щодо менеджменту, то у ньому інформація необхідна, перш за все,— для ефективного ділового спілкування; без інформації ділове спілкування практично неможливе. Але виключне необхідна вона для прийняття управлінських рішень.
У менеджменті, бізнесі, діловому спілкуванні у даному аспекті важливе значення мають такі запитання: джерела інформації; її споживачі, яка інформація необхідна, та інші.
§ 2. Джерела управлінської інформації
Головними постачальниками управлінської інформації, а точніше,— її джерелами є: бухгалтерія, маркетингове дослідження, а також інші структурні підрозділи будь-якого типу організації, підприємства, установи. Вони є в одночас і споживачами вказаної інформації. Однак головними споживачами управлінської інформації ь: менеджери, які приймають рішення; менеджери, які інформують, інструктують підлеглих; безпосередні виконавці; зовні органи, які по статусу мають право на інформацію про діяльність організації.
Тип управлінської інформації, ступінь деталізації та стиль її надання відрізняються у залежності від споживача.
Вимоги менеджменту що до управлінської інформації також залежать від характеру роботи, що виконується. Чим вище посада менеджера, тим найбільш узагальнена інформація необхідна. Більше того, вона потрібна не дуже часто. Наприклад, директор скоріше потребує рахунок прибутків та збитків. Менеджер нижнього рівня має потребу в оперативній управлінській інформації.
Інформація у менеджменті необхідна у певній формі і у потрібний час, менеджер сподівається, що інформація допоможе йому у прийнятті рішень без особливого утягнення у процес її збору.
Форма- представлення інформації також залежить від спроможності реципієнта зрозуміти зміст інформації.
Для підвищення ефективності збору, обробки та аналізу інформації розробляються інформаційні системи із збільшенням виконання комп'ютерів.
9
Як підкреслюють автори, які досліджують бізнес з точки зору інформаційної забезпеченості у кожному підприємстві, організації, установі існують три головні напрямки обробки інформації — це: фінанси, кадри та матеріально-технічне забезпечення.и Однак існують й будь-які інші інформаційні системи, пов'язані з маркетингом, цільовими дослідженнями та розробками, плануванням та звільненням робітників.
Інформація не тільки є продукт, результат обробки первісних даних, вона й сама підлягає переробці у процесі ділового спілкування,— уточнюється, доповнюється, змінюється.
Велику роль грає інформація у підприємницькій діяльності, головною рисою якої, як відомо, є ризик, пошук нового. Особливо це торкається наукових досліджень та нових розробок. Однак для прийняття остаточного рішення, треба скрупульозна оцінка ступеню ризику, а для цього необхідно мати саму різноманітну інформацію. Для прикладу приведемо точку зору німецьких підприємців та авторів книги «Личность, карьера, успех», які дають значний пере-лик питань, які допоможуть одержати необхідну інформацію для даного конкретного випадку:
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45