"Если вы меиедйсер, то проводите политику
<открытых дверей>. Для этого отведите по
одному часу утром и днем. Обтьясните вашим
служащим, что они могут заходить к вам в
это время для обсуждения вопроса или како-
го-то дела на десять минут или меньше. Если
вопрос потребует больше времени, то попро-
сите договориться о специальной встрече.
Как вести себя на совещаниях
Совещания нужны! Вы с трудом найдете
человека, который бы с этим не согласился.
Но при этом сколько раз вы чувствовали, что
совещание, на котором вы сидите, скучное и
непродуктивное? Такое было со всеми. Но все
получали удовольствие от хорошо спланиро-
ванных, эффективно проведенных совеща-
ний, после которых возникало чувство завер-
шенности и, может быть, даже появлялся эн-
тузиазм для дальнейшей активной, плодо-
творной работы.
53
ГЛАВА 4
Если вы хотите, чтобы намечаемые вами
совещания, начиная со следующего, прохо-
дили так, как я .только что говорила, вы-
""~~~"-- следующие правила их проведе-
полняите
ния.
Объявляя
о
предстоящем совещании,
объясните сотрудникам с какой целью оно
проводится.
Объясните каждому необходимость его
присутствия. Например: <Мэри, пожалуйста,
подготовьте и представьте пятиминутное со-
общение о предложениях вашего отдела за
неделю>.
Даже приглашая на совещание служаще-
го, имя-которого не будет внесено в повестку
дня, все равно конкретно объясните ему (ей)
необходимость участия в совещании. Напри-
мер: <Джон, мы будем обсуждать особеннос-
ти маркетинга в связи с изданием новой кни-
ги. Так как вы участвовали в создании этого
проекта с самого начала, нам хотелось бы,
чтобы вы присутствовали на совещании. Мо-
жет быть, у вас появятся свежие идеи, кото-
рые мы еще не рассматривали>.
Приготовьте для участников совещания
письменную повестку дня. Если возможно,
раздайте ее за несколько дней до совещания.
Придите на совещание раньше намеченно-
го времени, еще до прихода других, тогдагвы
сможете подготовить помещение к работе,
разложить повестку дня (если ее до этого не
раздавали) и поприветствовать каждого учас-
тника совещания. Bbfr также подадите хоро-
ший пример другим" - на совешание ияггг>
приходить вовремя.
на совещание надо
54
СЛУЖЕБНЫЙ ЭТИКЕТ
Начните совещание вовремя. Даже если
присутствуют только два или пять участни-
ков, начинайте работу. Действуя таким обра-
зом, вы создаете себе репутацию человека,
который ценит время других, тонко намекая,
что ожидает от других такой же любезности.
Объясните цель совещания.
Пригласите каждого активно участвовать
в работе совещания. Пусть это будет фор-
мальное участие (например, приглашение
выступить с заранее подготовленным по ва-
шей просьбе сообщением) или неформаль-
ное, когда вы поздравляете нового служа-
щего с началом работы, отмечаете годовщи-
ну работы в фирме одного из сотрудников
или даже хвалите кого-то за хороший труд.
Контролируйте ход совещания. Если кто-
то отступает от повестки дня, проявите такт.
Позвольте человеку закончить свое выступле-
ние, суммируйте то, что он сказал, а потом
тактично сообщите о времени и месте даль-
нейшего обсуждения данного вопроса. На-
пример: <Давайте обсудим этот вопрос на на-
шем следующем заседании>. Или: <Сусанна
и Боб, не создадите ли вы рабочую группу
для более глубокого изучения этого вопроса,
чтобы представить ваши выводы на следую-
щем совещании?>
В заключение совещания суммируйте все,
что было сказано.
Быстро закончите совещание.
Люди с удовольствием будут ходить на про-
водимые вами совещания, если поймут, что
могут с доверием отнестись к вам, как к чело-
веку, уважающему их время и способности.
55
ГЛАВА 4
Выступления на сцене
Представление выступающих - подлин-
ное искусство, имеющее свои правила. Вот
некоторые правила, соблюдение которых по-
может вам выглядеть безупречно.
Подготовьтесь заранее. Составляя список
выступающих, попросите прислать вам зара-
нее биографические данные, необходимые для
представления. Прорепетируйте то, что наме-
реваетесь сказать, с тем, чтобы ваши поясне-
ния выглядели естественно и походили на
импровизацию.
Представив выступающего, подождите пока
он поднимется на сцену. Затем отступите не-
много назад и поприветствуйте его (ее) руко-
пожатием.
После окончания выступления подойдите,
к трибуне и поблагодарите выступавшего, по-
жав ему руку и сказав несколько слов благо-
дарности.
Если будут выступать несколько человек и
вы должны представлять каждого, то перед
тем, как представить очередного оратора, по-
благодарите предыдущего.
Вежливое поведение в кафетерии
Не задерживайте очередь. Прочитайте
меню до того, как подойдет ваша очередь за-
казывать. Тогда вы не рискуете задержать
других.
Относитесь к работникам кафетерия с ува-
жением. Они тоже люди и заслуживают та-
56
СЛУЖЕБНЫЙ ЭТИКЕТ
кого же вежливого отношения, как ваши
клиенты и заказчики.
Не навязывайте себя старшим по должнос-
ти сотрудникам. Если они захотят, чтобы вы
присоединились к ним, то сами вас пригла-
сят. Если вас приглашают присоединиться,
никогда не заводите разговор о том, что не
относится к фирме (особенно о личных на-
блюдениях, касающихся коллег по работе),
не поднимайте вопросы, которые следует об-
суждать на плановых совещаниях.
Не допускайте того, чтобы ваш обед похо-
дил на встречу <в узком кругу>. Вместо того
чтобы каждый день обедать с одними и теми
же людьми, будьте общительны с разными
коллегами по работе или приглашайте дру-
гих к вашему столу.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47