Общие замечания по поводу проведения совещаний
Почти все мы в течение года принимаем участие в нескольких совещани-
ях, а многие время от времени сами проводят их или занимают место в пре-
зидиуме. Хотя обстоятельства, в которых проходят совещания, отличаются
друг от друга, все же они имеют некоторые сходные черты, в отношении ко-
торых хотелось бы дать несколько полезных советов. Существует ряд общих
правил проведения любых собраний, вне зависимости от поводов, по которым
они созываются; если следовать этим правилам, встречи проходят гладко, с
пользой для всех присутствующих и заканчиваются вовремя.
 Подготовьте повестку дня заранее и старайтесь неукоснительно ее соб-
людать.
 Заблаговременно известите участников совещания о причине его созыва и
не отвлекайтесь от намеченной темы.
 Назначьте время начала и окончания собрания. Вовремя начните и завер-
шите его.
 Вам не обязательно прибегать к драконовским мерам, однако необходимо
следить за тем, чтобы желающие высказаться выступали по очереди, а дру-
гие участники встречи их при этом не перебивали.
Думать о том, чтобы не опоздать на собрание, должны приглашенные, а
организаторы совершенно не обязаны ждать, пока все участники соберутся.
Ожидание опоздавших не доставляет удовольствия тем, кто пришел к назна-
ченному часу, и "наказывать" их за вежливость и соблюдение профессио-
нальной этики было бы в высшей степени неучтиво.
Организация питания участников совещания
Если встреча достаточно продолжительная, ее можно прервать, чтобы
участники могли выпить чашку чая или кофе. Во время перерыва собравшиеся
могут воспользоваться автоматом, разливающим кофе, или просто немного
размяться. Когда в повестке дня совещания не предусмотрен перерыв на
ленч, организаторам следует позаботиться о том, чтобы участникам встречи
были предложены закуски и напитки в ходе заседания. Кто-то из сотрудни-
ков, не принимающих участия в работе совещания, в этом случае должен
проследить за доставкой питания и обслуживанием тех, кто сидит в зале
заседаний. В зависимости от служебных обязанностей того сотрудника или
сотрудницы, которым это поручено, он или она может либо помочь доставить
закуски и напитки собравшимся и обслужить их, либо сообщить организатору
встречи, что все готово к тому, чтобы объявить перерыв и предложить при-
сутствующим приступить к трапезе. По завершении ленча каждый участник
совещания должен вынести из конференцзала свой поднос с одноразовой по-
судой и остатками еды и выбросить все в контейнер для мусора.
Организация рабочих встреч в ресторане
Часто два человека, работающих в одной или разных компаниях, решают,
что им удобнее обсудить служебные проблемы в ресторане, где не раздаются
постоянные телефонные звонки и никто не прерывает их разговор бесконеч-
ными вопросами. На том, кто приглашает, лежит в данном случае обязан-
ность зарезервировать столик, вне зависимости от того, будет ли оплачи-
вать визит приглашающий, или же расходы будут поделены поровну. При этом
предварительно следует убедиться в том, что ресторан, в котором намечена
встреча, достаточно тихий, и там ничто не помешает провести деловую бе-
седу в спокойной обстановке.
Поскольку во время ленча рестораны, как правило, бывают перегружены,
многие ответственные сотрудники все чаще предпочитают проводить встречи
с партнерами или клиентами во время завтрака. Кроме того, совещания в
ресторане, организованные в обеденный перерыв, нередко нарушают распоря-
док рабочего дня, а если они проводятся до прихода на службу или после
ее окончания, такие нарушения исключаются. Вместо того чтобы заканчивать
рабочий день приглашением на поздний обед, некоторые предпочитают встре-
чаться с коллегами вечером в ресторане за чашкой чая. Такие переговоры в
ресторанах позволяют рядовым сотрудникам или ответственным работникам
завершить дела на службе немного пораньше, спокойно продолжить их в рес-
торане и вернуться домой не так поздно, как после деловой беседы за ужи-
ном.
Видеоконференции
Сейчас, когда многие компании имеют отделения не только в разных ре-
гионах страны, но и по всему миру, проведение видеоконференций может
стать полезным средством для более эффективного ведения дел. Организо-
вать видеоконференцию можно таким образом, чтобы у каждой камеры собра-
лось по два-три ее участника, либо более значительное их число, причем
камера будет сфокусирована только на лице выступающего в данный момент.
То оборудование, которое использует при этом компания, должно опреде-
ляться ее возможностями и предназначением системы проведения видеоконфе-
ренций.
Между видеоконференциями и личными встречами существуют определенные
различия, которые легли в основу следующих общих рекомендаций. Прежде
всего, в ходе видеоконференции стоит воздержаться от разговоров, не име-
ющих непосредственного отношения к теме обсуждения, поскольку они могут
быть транслированы другим участникам вашей встречи на расстоянии. Ста-
райтесь время от времени поглядывать на экран - это усилит впечатление
непосредственного общения с теми, кто, находясь в других помещениях,
участвует в проведении видеоконференции.
Для того чтобы мероприятие оказалось эффективным, особенно важно заб-
лаговременно ознакомить всех участников с повесткой дня. Если в послед-
нюю минуту перед началом видеоконференции будут внесены какие-либо кор-
рективы, не забудьте сразу же оповестить об этом заинтересованных лиц,
или разошлите им по факсу новую повестку дня встречи.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 75 76 77 78 79 80 81 82 83 84 85 86 87 88 89 90 91 92 93 94 95 96 97 98 99 100 101 102 103 104 105 106 107 108 109 110 111 112 113 114 115 116 117 118 119 120 121 122 123 124 125 126 127 128 129 130 131 132 133 134 135 136 137 138 139 140 141 142 143 144 145 146 147 148 149 150 151 152 153 154 155 156 157 158 159 160 161 162 163 164 165 166 167 168 169 170 171 172 173 174 175 176 177 178 179 180 181 182 183 184 185 186 187 188 189 190 191 192 193 194 195 196 197 198 199 200 201 202 203 204 205 206 207 208 209 210 211 212 213 214 215 216 217 218 219 220 221 222 223 224 225 226 227 228 229 230 231 232 233 234 235 236 237 238 239 240 241 242 243 244 245 246 247 248 249 250 251 252 253 254 255 256 257 258 259 260 261 262 263 264 265 266 267 268 269 270 271 272 273 274 275 276 277 278 279 280 281 282 283 284 285 286 287 288 289 290 291 292 293 294 295 296 297 298 299 300 301 302 303 304 305 306 307 308 309 310 311 312 313 314 315 316 317 318 319 320 321 322 323 324 325 326 327 328 329 330 331 332 333 334 335 336 337 338 339 340 341 342 343 344 345 346 347 348 349 350 351 352 353 354 355 356 357 358 359 360 361