Базовые нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте носят только рекомендательный характер.
Однако, если расходы организации на приобретение ГСМ значительно превышают установленные Минтрансом России нормы, их экономическая обоснованность может вызвать у налоговых органов сомнения.
Подтверждением того, что топливо было потрачено в производственных целях, является путевой лист, который и является основанием для списания ГСМ на себестоимость. В путевом листе проставляются показания спидометра и показатели расхода ГСМ, указывается точный маршрут следования, подтверждающий производственный характер транспортных расходов.
Если первичные документы составлены по унифицированной форме, их можно принять к учету. Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 г. № 78 утверждены следующие формы первичной документации для учета работы автотранспорта:
1) журнал учета путевых листов (форма № 8);
2) путевой лист легкового автомобиля (форма № 3);
3) путевой лист специального автомобиля (форма № 3 (спец.));
4) путевой лист легкового такси (форма № 4);
5) путевой лист грузового автомобиля (форма № 4-с, форма № 4-п);
6) путевой лист автобуса (форма № 6);
7) путевой лист автобуса не общего пользования (форма № 6 (спец.));
8) товарно-транспортная накладная (форма № 1-Т).
Путевой лист служебного легкового автомобиля (форма № 3) служит основным первичным документом для списания ГСМ на расходы, связанные с управлением организацией. В путевом листе обязательно должны быть проставлены порядковый номер, дата выдачи, штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль.
Если путевой лист заполняется с нарушениями, это дает проверяющим органам основание исключить затраты на топливо из состава расходов. Для учета ГСМ используется правая лицевая часть путевого листа. Показания спидометра на начало работы должны совпадать с показаниями спидометра на конец предыдущего дня работы автомобиля (при возвращении в гараж). А разница между показаниями спидометра за текущий день работы должна соответствовать общему количеству пройденных за день километров, указанному на оборотной стороне. Раздел «Движение горючего» заполняется в полном объеме по всем реквизитам исходя из фактических затрат и показателей приборов.
Остаток горючего в баке фиксируется в листе на начало и конец смены. Расчет расхода указывается по нормам, утвержденным в организации по данной машине, и по сравнению с этой нормой указывается фактический расход, экономия или перерасход по отношению к норме.
Для автомобилей общего назначения установлены следующие виды норм:
1) базовая норма на 100 км пробега – эта норма в зависимости от категории автомобильного подвижного состава (легковые, автобусы, грузовые и т. д.) предполагает различное снаряженное состояние автомобиля и режим движения в эксплуатации;
2) норма на 100 тонно-километров (ткм) транспортной работы (учитывает дополнительный расход топлива при движении автомобиля с грузом) – эта норма зависит от разновидности двигателя, установленного на автомобиле (бензиновый, дизельный или газовый), и полной массы автомобиля;
3) норма на поездку с грузом (учитывает увеличение расхода топлива, связанное с маневрированием в пунктах погрузки и выгрузки) – эта норма зависит только от полной массы автомобиля.
Базовые нормы расхода топлива на 100 км пробега автомобиля установлены в следующих измерениях: 1) для бензиновых и дизельных автомобилей – в литрах; 2)для автомобилей, работающих на сжиженном нефтяном газе, – в литрах сжиженного газа;
3) для автомобилей, работающих на сжатом природном газе, – в нормальных метрах кубических;
4) для газодизельных автомобилей – в нормальных метрах кубических сжатого природного газа плюс в литрах дизельного топлива.
Чтобы определить нормативный расход горючего за смену, надо умножить пробег автомобиля за рабочий день в километрах на норму расхода бензина в литрах на 100 км пробега и полученный результат разделить на 100. Чтобы определить фактический расход горючего за смену, к его остатку в баке автомобиля на начало смены нужно прибавить количество горючего, заправленного в бак автомобиля в течение смены, и из этой суммы вычесть остаток бензина в баке автомобиля на конец смены.
На оборотной стороне листа указываются пункт назначения, время выезда и возвращения автомобиля, а также количество пройденных километров. Эти показатели являются основанием для включения стоимости израсходованного топлива в расходы и подтверждают, с какими операциями связано было использование машины (получение ценностей у поставщиков, доставка их до покупателей и др.).
Нужно учитывать, если штатным расписанием не предусмотрена должность водителя, то и обязанность организации оформлять путевой лист отсутствует. Однако служебную машину могут водить директор, менеджер, и расходы по ней также будут учитываться только на основании путевого листа, и при отсутствии этого документа в пути у работника, фактически выполняющего функции водителя, может возникать проблема с сотрудниками ГИБДД.
Для легковых автомобилей нормируемое значение расхода топлива рассчитывается по формуле:
Qh = 0,01 х Hs x S x (1 + 0,01 х D),
где Q – нормативный расход топлива; Hs – базовая норма расхода топлива на пробег автомобиля, л/100 км;
S – пробег автомобиля, км;
D – поправочный коэффициент (суммарная относительная надбавка или снижение) к норме, %. Для автомобилей-самосвалов (самосвальных автопоездов) нормируемое значение расхода топлива рассчитывается по формуле:
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74