ТОП авторов и книг     ИСКАТЬ КНИГУ В БИБЛИОТЕКЕ

 

Использование
информации, идущей от исполнителей, коллег, широких масс трудящихся, пом
ожет руководителю лучше ориентироваться в сложившейся ситуации, своев
ременно принимать меры, касающиеся сферы его деятельности. Системный ме
тод анализа, рационализации и повышения качества работы руководителя с
охраняет свою целостность и действенность благодаря получению, исполь
зованию и передаче информации. При этом предполагается сбор предварите
льной информации, необходимой для формирования профессиональной квали
фикации, и сбор текущей информации, необходимой для выполнения конкретн
ой задачи, ознакомление с инструкциями, приказами, положениями, методика
ми, программами, планами, графиками, отчетами, нормативами, литературой, п
роведение экспериментов, хрономегражных наблюдений и т. п. Выполняемая р
абота предполагает также получение управленческой информации из книг,
монографий, периодики, а также на совещаниях и беседах, в результате личн
ых наблюдений руководителей при посещении ими рабочих мест, во время ком
андировок, экскурсий, при осмотре выставок и т. д. Особое внимание при этом
необходимо уделять информации менее доступной, в частности ведомствен
ным изданиям (каталогам, проспектам), перечням патентов, учебным фильмам
и др. При сборе информации необходимо использовать также способы, при ко
торых может быть обеспечено выполнение условий: а) достоверности информ
ации (устранение искажений, изменений при записи и хранении); б) мобильнос
ти (быстрое перемещение от места получения информации к месту ее обработ
ки); в) простоты сбора и передачи (перемещения) информации; г) экономичност
и в деле сбора и передачи информации; д) доступности и применения техниче
ских средств.
6.5.1. Обработка информации, отбор, систематизация, анализ и обобщение получ
енного материала.
Предполагается не только регистрация, обработка и оценка той или иной ин
формации в виде акта управления, но прежде всего разработка и применение
целесообразной, наиболее простой и притом исчерпывающей системы инфор
мации о процессе управления и рациональных действий. Целесообразно про
думать вопрос о цельной системе, лишенной дублирования, организованной
так, чтобы управленческие органы получали информацию обработанной и пр
оверенной. Стремитесь к тому, чтобы получаемая информация была определе
нной, точной, ясной, однозначной, наглядной, достоверной, полной и объекти
вной, краткой, четко выражающей главные положения и взаимосвязи, своевре
менной и законченной. Используйте средства для документирования, прием
а и обработки информации. С целью улучшения хранения информации рекомен
дуется использовать компьютерную технику, перфокарты, различные карто
чки, бланки, журналы учета, блокноты. Наряду с этим целесообразно также хр
анить нужную информацию и в более простых системах, используя для этого
папки, различного рода альбомы, конверты, ящики, подставки и футляры, карт
отеки и т. п. При этом важно, чтобы они не занимали много места и чтобы поиск
в них нужной информации был минимальным. Старайтесь обеспечить такую фо
рму и систему информации, при которой она воспринимается зрительно во вс
ем комплексе взаимосвязей и взаимозависимостей.
6.5.2. Передача информации исполнителям.
Продумайте систему передачи информации исполнителям в виде приказов, р
аспоряжений, инструкций, программ, методик и т. п. Добивайтесь почти автом
атического действия этой системы. Учитывайте, что руководитель должен в
ыбирать, но как можно реже разыскивать информацию, в связи с этим важная р
оль в передаче информации отводится специальному аппарату при руковод
ителе, который призван осуществлять сбор, анализ и подготовку материало
в для принятия решений. При этом на всех ступенях иерархии управления це
лесообразно продумать и установить основные маршруты информации посре
дством инструкций и т. п., что позволит установить систему своевременног
о получения информации, сэкономит время на поиск сведений.
6.5.3. Рациональная организация информационной работы.
Оптимальная постановка работы по информации является важнейшим услови
ем деятельности руководителя. Ее необходимость вызвана тем, что малоопы
тные руководители, работающие подчас в нестабильных условиях, часто исп
ытывают недостаток в информации, что весьма отрицательно отражается на
качестве их работы. Причиной этого является неумение мобилизовать дост
упные источники информации, подбирать нужных информаторов, неумение ра
ционально организовать чтение, а также задавать вопросы и терпеливо выс
лушивать пояснения. При этом забывается, что обязанность принимать мудр
ые и зрелые решения требует умения собирать и накапливать сведения. Част
о обстоятельства складываются так, что нужно быстро записать информаци
ю о содержании какого-либо вопроса, а также фамилии и адреса, названия пуб
ликаций, дословные цитаты, номера телефонов. В таких случаях правильно п
оступает тот, кто записывает все в соответствии с порядком изложения, т. е
. в таком порядке, в каком бы он сам повторял эту информацию в связном изло
жении кому-либо другому. При другом методе фиксирования информации можн
о легко перепутать телефоны, цитаты и другие части информации, отдельные
мелкие детали которых являются весьма существенными (достаточно переп
утать одну цифру в номере телефона, и вся информация уже не пригодна). А пу
таница вносится в эти детали потому, что подробная запись отвлекает вним
ание от самых важных деталей и приводит к их искажению. В таких случаях сл
едует немедленно записывать номера и дословные цитаты, фамилии и адреса,
Ц а описательное содержание вопроса добавлять к этому позже. Работа пр
едполагает внедрение новейших технических средств обработки информац
ии, включая известные сред^ ства механизации и регистрационную технику,
контактное копирование документов, оптическую и микрорепродукцию (мик
рофильмирование) и т. п. с тем, чтобы разработать единую систему минимальн
ой и достаточной информации, необходимой для руководителя. Задача состо
ит в нахождении оптимума количества и качества принимаемой и передавае
мой информации. Необходимо учитывать, что этот оптимум имеет индивидуал
ьные особенности и весьма изменчив, поскольку на него воздействуют объе
ктивные обстоятельства, зависящие от методов осуществления руководств
а, внутреннего и внешнего воздействия на них, а также субъективных Ц обр
азования и опыта руководителя, методов его умственной работы, организат
орских способностей, стиля работы с людьми, его физического и морального
состояния.
6.6. ИЗУЧЕНИЕ ПЕРЕДОВОГО ОПЫТА ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ СТИЛЯ И МЕТОДОВ
РАБОТЫ РУКОВОДИТЕЛЯ
Устанавливайте непосредственные связи с руководителями и соответству
ющими службами других организаций, с научными учреждениями и учебными з
аведениями с целью изучения достижений науки, техники и передового опыт
а на родственных предприятиях, в том числе и за рубежом. Изучайте и исполь
зуйте лучшее в своей деятельности. Привлекайте специалистов научно-исс
ледовательских организаций и вузов для исследований, консультаций и эк
спертиз по вопросам совершенствования управления, деятельности подчин
енных вам руководителей функциональных и линейных подразделений. Ввод
ите все новое и прогрессивное в данную систему и с помощью обратной связ
и совершенствуйте свою дальнейшую деятельность, стиль и методы руковод
ства. Обучайте эффективным методам вверенных вам руководителей более н
изкого ранга управленческой иерархии. Используйте в своей работе пракс
еологические приемы и способы действий академика Т. Котарбинского, опис
ание которых приводится ниже.
6.7. АВТОМАТИЗАЦИЯ ДЕЙСТВИЙ
Одним из наиболее распространенных способов эко-номизации действий яв
ляется их автоматизация, состоящая в том, что интенсивные действия челов
ека заменяются механическими действиями. То, что раньше делалось сознат
ельно и для чего прилагались значительные усилия, теперь можно делать, п
очти не думая о том, с такой легкостью, что подчас даже невозможно заметит
ь собственных усилий. Об этом уже шел разговор при анализе понятий манип
уляционной исправности и навыка. Так как с приобретением навыка достига
ется именно такая манипуляционная исправность, это же приобретение нав
ыка в результате частого выполнения действий определенного рода либо п
опыток их выполнения, бесспорно, относится к подготовительным мероприя
тиям. Именно с приобретением навыка мы приобретаем умение ходить, разгов
аривать, читать, писать, печатать на пишущей машинке, играть на музыкальн
ых инструментах, кататься на коньках, ездить на велосипеде и т. д. Как прав
ило, труд, затраченный на приобретение автоматизации путем тренировок, о
купается. Это происходит в результате экономии усилий и времени, а часто
и материала, полученного благодаря автоматизации. Однако автоматизаци
я приобретает такую форму не всегда. В иной форме она проявляется при зам
ене собственной интенсивной деятельности подражательной деятельност
ью. Мастер приложил большие усилия, разработал новый метод, а ученики осв
оили его (что несравненно легче, чем сама разработка). Так происходит, напр
имер, когда творческий математик находит доказательство новой теоремы,
а последователи повторяют это доказательство каждый раз, когда это быва
ет необходимо. Далее речь пойдет о минусах небрежного автоматизма, здесь
же мы останавливаемся на формах рациональной автоматизации. Отметим по
путно случай, когда именно подражательство, а не новаторство следует при
знать преимуществом. Молодая особа приступила к систематическим занят
иям по физике. Получив в лаборатории тему экспериментальных семинарски
х заданий, она начала с размышлений о точности терминов, употребляемых в
формулировке темы, и с индивидуальных мероприятий, чтобы указанный опыт
выполнить с максимальной точностью при помощи полученной аппаратуры.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 75 76 77 78 79 80 81 82 83 84 85 86

загрузка...

ТОП авторов и книг     ИСКАТЬ КНИГУ В БИБЛИОТЕКЕ    

Рубрики

Рубрики